اصول تنظیم قراردادها
تعريف قرارداد
به طور كلي و بدون ورود در مباحث دقيق و جزئي نظري بايد « عقد » و « قرارداد » را دو واژه مترادف تلقي كنيم . عقد را ماده 183 قانون مدني چنين تعريف كرده است : « عقد عبارت است از اينكه يك يا چند نفر در مقابل يك يا چند نفر تعهد بر امري نمايند و مورد قبول آنها باشد ».
ماده 10 قانون مدني گويد : « قراردادهاي خصوصي نسبت به كساني كه آن را منعقد نموده اند در صورتي كه مخالف صريح قانون نباشد نافذ است ».
عنوان قرارداد
منظور از « عنوان قرارداد » نام و اسمي است كه طرفين براي قرارداد خود انتخاب مي كنند . معمولاً در آغاز هر قرارداد و در صدر صفحه اول آن به عباراتي نظير « قرارداد فروش » ، « قرارداد بيع » ، «قولنامه » ، « مبايعه نامه » ، « قرارداد رهن و اجاره » ، « قرارداد كار » ، « قرارداد مديريت » بر مي خوريم . چنين به نظر مي رسد كه بيشتر تنظيم كنندگان غير متخصص قراردادها اهميت چنداني براي اين عناوين قائل نيستند و نوشتن آن را فقط براي « خالي نبودن عريضه » لازم مي دانند .
1- مسأله استفاده از اسامي عقود معيَن
« عقود معين » چنان عقودي هستند كه قانونگذار براي آنها اسم و عنوان خاصّ در نظر گرفته و شرايط و آثار خاصّ قانوني قائل شده است . اين عقود عبارتند از : بيع ، معاوضه ، اجاره ، مزارعه و مساقات ، مضاربه ، جعاله ، شركت ، وديعه ، عاريه ، قرض ، قمار و گروبندي ، وكالت ، ضمان عقدي ، حواله ، كفالت ، صلح ، رهن و هبه .
طرفين يا اطراف قرارداد
قرارداد حداقل دو طرف دارد . در اينجا بيان خواهيم كرد كه اولاً در مورد طرف قرارداد چه ملاحظات و احتياطاتي را بايد رعايت كرد . ثانياً طرفين يا اطراف قرارداد را چگونه بايد توصيف نمود .
1 – بررسيهائي كه در مورد طرف قرارداد بايد انجام شود
طرف قرارداد ما ممكن است شخص حقيقي باشد يا شخص حقوقي ، پيش از عقد قرارداد بايد در خصوص طرف مقابل بررسي هائي انجام شود . برخي از اين اقدامات در مورد اشخاص حقيقي و حقوقي يكسان است و بعضي ديگر فقط درباره يكي از اين دو نوع بايد به عمل آيد .
بديهي است اگر طرف قرارداد ما يك شركت معتبر و بزرگ دولتي يا خصوصي باشد پاره اي از احتياطهايي كه خواهيم گفت ، شايد لازم نباشد . با اين همه در مورد شركتهاي خصوصي معتبر ، به هر تقدير ، بايد وضعيت مالي آنها پيش از عقد قرارداد مورد بررسي قرار گيرد . به ويژه وقتي كه مبلغ قرارداد زياد و رقم پيش پرداخت بالا باشد .
اولاً – بررسيهاي مشترك درباره اشخاص حقيقي و حقوقي
موارد آتي را پيش از عقد قرارداد بايد بررسي و روشن كرد ، خواه طرف شخصي حقيقي باشد و خواه حقوقي .
الف – بررسي امكانات
منظور از بررسي امكانات اين است كه روشن شود آيا طرفي كه مقصد دارد انجام امري را بر عهده گيرد توانائي آن را – از جهت تجهيزات و مواد اوليه و وضعيت مالي – دارد يا خير ؟ براي وصول به اين منظور بازديد تجهيزات و ماشين آلات و بررسي ذخير? مواد اولي? موجودِ طرف و ميزان نقدينگي او لازم است .
ب – بررسي صلاحيت
منظور از بررسي صلاحيت اين است كه روشن شود آيا طرف قرارداد صلاحيت علمي و فني و قانوني انجام موضوع قرارداد را دارد يا خير؟
در مورد اشخاص حقوقي اين اطلاعات را از طريق بررسي وضعيت متخصين مرتبط با شخص حقوقي ( يا به اصطلاح كادرهاي فني ) مي توان به دست آورد . اسامي و تخصصها و سابقه كار اين متخصصين ، در شركتهائي كه از طرف « سازمان برنامه » درجه بندي شده اند ، در آن سازمان موجود است .
در مورد اشخاص حقيقي مي توان مدارك فني و تحصيلي و گواهي سابقه كار آنها را مطالبه كرد و چند نمونه از كارهاي انجام شده آنها را ديد و احياناً با صاحبان اين كارها مذاكره اي داشت .
غرض از صلاحيّت قانوني ، مجوزها يا پروانه هائي است كه افراد يا شركتها بايد براي انجام كارهاي خاصّ از دولت بگيرند. اينگونه مجوزها در اموري نظير لوله كشي گاز ، ارائه طرح طبقه بندي مشاغل و بالجمله مواردي كه به علت اصطكاك با موارد ايمني يا ارتباط با قوانين آمره و حقوق عمومي واجد اهميت خاص است ، از طرف مقامات رسمي صادر مي شود .
پ – بررسي آخرين تغييرات شركت :
اين اطلاعات را از طريق مراجعه به دفتر ثبت شركتها و يا مطالبه آخرين روزنامه رسمي حاوي تغييرات يا گواهي مصدق متن آگهي آخرين تغييرات ، مي توان به دست آورد . هدف از اين بررسي آن است كه روشن شود آيا كس يا كساني كه قرارداد را امضاء خواهند كرد صاحب يا صاحبان امضائات مجاز و متعهدآور شركت هستند يا خير ؟
ج – بررسي اساسنامه شركت و اصطلاحات آن :
هدف از بررسي اساسنامه اين است كه حدود اختيارات مديران و محدوديتهاي اين اختيارات و احياناً تشريفات خاصي كه ممكن است اساسنامه براي معاملات خاص پيش بيني كرده باشد ، روشن شود . مثلاً ممكن است به موجب اساسنامه شركت اقدام به انواع خاصي از معاملات مستلزم تصويب مجمع عمومي باشد و يا اختيارات مديران در موارد خاصي به نوعي محدود يا مشروط شده باشد . ممكن است گفته شود در بسياري از موارد پيشگفته اگر فرد يا افرادي بدون داشتن سمت و اختيار يا خارج از حدود اختيارات خود يا بدون توجه به قوانين آمره ( مثل قانون منع مداخله ) اقدام به عقد قرارداد كنند ، مسئوليت مدني و كيفري شخصي خواهند داشت و چه بسا تحديد اختيارات ايشان طبق ضوابط قانون تجارت در مقابل اشخاص ثالث قابل استناد نباشد . پس اين احتياطات چه لزومي دارد ؟ پاسخ اين است كه هدف از اين احتياطات دوري جستن از گرفتاري در جريان دعاوي دادگستري است . چه بديهي است كه تعقيب كيفري و مجازات افراد يا طرح دعاوي حقوقي عليه آنان مشكلي كوتاه مدت طرف قرارداد را – كه به انجام مفاد آن نياز دارد – حل نمي كند . لذا اين هم از مواردي است كه پيشگيري ، بهتر از چاره جوئي بعدي است .
د- وقتي با دولت قراردادي منعقد مي شود :
در اين موارد بايد اطمينان حاصل شود كه اولاً – سازمان امضاءكننده قرارداد و شخصي كه از جانب آن امضاء مي كند صلاحيت و اختيار اين اقدام را دارد . ثانياً – براي انجام موضوع قرارداد تأمين اعتبار شده است . چه هر چند كه اصل بر صلاحيت داشتن امضاء كننده و موجود بودن اعتبار است ، لكن ممكن است امضاءكننده – به علت عدم اطلاع از مقررات اداري – از عدم اختيار خود آگاه نباشد ، يا اعتبار تخصيص داده شده فقط براي پيش پرداخت ( يا حتي قسمتي از آن ) تكافو كند . در اين حالت طرفي كه انجام اموري را بر عهده گرفته و در مقابل اشخاص ثالث ( اعم از پيمانكار دست دوم و كارگر و فروشندگان مصالح و مواد اوليه و غيره ) متعهد شده است در وضع نامطلوبي قرار خواهد گرفت و بديهي است كه طرح دعوي ، اعم از كيفري يا حقوقي عليه مسبب يا مسببين ، هم دردي را دوا نخواهد كرد .